Tạo Macro trong Microsoft Excel: 7 bước

2024 Tác giả: John Day | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-30 13:32

Bạn gặp sự cố khi làm việc với tập dữ liệu trong Excel? Dành quá nhiều thời gian để chuẩn bị dữ liệu và không đủ thời gian để phân tích nó? Tôi đã thường xuyên sử dụng Macro trong excel để rút ngắn quá trình tạo mô hình dữ liệu hiệu quả, vì vậy tôi quyết định đây là thời điểm thích hợp để dạy những người khác cách sử dụng công cụ gọn gàng này. Sử dụng hiệu quả các macro trên các quy trình kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, đổi lại là tiết kiệm tiền.

Macro về cơ bản là các chương trình mà bạn tạo trong Excel thông qua một quy trình thường được gọi là “Mã hóa trực quan”. Về cơ bản, bạn nhấn “Ghi Macro”, sau đó hiển thị các bước trung gian và tính toán cho đến khi bạn nhận được sản phẩm cuối cùng của mình, sau đó bạn kết thúc ghi. Giờ đây, bất cứ khi nào bạn có dữ liệu đầu vào được trình bày giống như macro ban đầu, bạn có thể nhấn nút đó và sản phẩm cuối cùng sẽ được tạo ra ngay lập tức.

Tôi đã tạo một danh sách giả các đơn đặt hàng và thông tin giá cả và tiền mặt nhận được tương ứng. Thông qua quy trình mà tôi sắp cho bạn thấy, tôi đã tạo macro để nhập dữ liệu vào một bảng tính chuyên nghiệp chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bảng tính cuối cùng có thể phân tích những tài khoản nào vẫn còn số dư trong đó và tổng số tài khoản trong một khoảng thời gian nhất định. Vui lòng lấy macro của tôi và cá nhân hóa nó để phù hợp với nhu cầu của công ty bạn.

Cảnh báo trước khi bạn bắt đầu:

Macro là một hàm phức tạp của Excel. Tôi không khuyến khích những người mới bắt đầu sử dụng Excel cố gắng tạo macro, trước tiên hãy học cách làm việc trong Excel và khi bạn đã hiểu rõ về cách sử dụng Excel và các hàm khác nhau thì hãy thử tạo macro. Như đã nói, hướng dẫn này được thực hiện giả sử người đọc hiểu cách hoạt động trong excel

Quân nhu

• Quyền truy cập vào Microsoft Office và Excel
• Hiểu biết chung về cách sử dụng Excel

Bước 1: Bước 1: Biên dịch dữ liệu và bắt đầu ghi macro

Hình ảnh đầu tiên:

Sắp xếp dữ liệu bạn muốn đưa vào bảng của mình vào một bảng tính excel. Khi mọi thứ đã ở trong Excel, bạn cần ghi lại macro. Với macro, bạn chỉ nhận được một lần thử, vì vậy tôi khuyên bạn nên xem lại toàn bộ điều này trước khi thử.

Hình ảnh thứ hai:

Để ghi macro, bạn sẽ cần phải kích hoạt tab Trình phát triển, để thực hiện việc này, hãy đi tới Tệp> Tùy chọn> Tùy chỉnh Ruy-băng, sau đó chọn tab Nhà phát triển và nhấp vào “OK”.

Hình ảnh thứ ba:

Bây giờ bạn có tab Nhà phát triển trong Ribbon của mình, hãy nhấp vào tab Nhà phát triển, sau đó nhấp vào “Ghi Macro”. Tạo tiêu đề phù hợp với nội dung của tệp và nhấn “OK”, mọi thứ sau bước này sẽ là quá trình ghi macro cho đến khi kết thúc bước. Cũng lưu ý rằng tất cả các ô được đánh dấu bằng màu vàng là để giúp hướng dẫn bạn thực hiện điều này.

Bước 2: Bước 2: Tạo Bảng và Mẫu cho Trang tính Cuối cùng

Hình ảnh đầu tiên:

Trước tiên, hãy tạo một bản sao của tab đang mở để bạn có các tab giống hệt nhau đang mở. Quay lại tab ban đầu của bạn và chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp. Tạo một bảng với tiêu đề và thêm một vài hàng không gian phía trên nó, tôi đã làm 5 hàng.

Hình ảnh thứ hai:

Tạo tiêu đề ở trên cùng và tạo một hộp chứa các số liệu kiểm tra. Các số liệu kiểm tra cho mẫu này là "Số lượng khách hàng" và "Tiền mặt chưa thu được". Đối với cách tổ chức của mẫu này, bạn có thể tùy ý nhưng hãy lưu ý rằng tài liệu hướng dẫn của tôi dành riêng cho bố cục mà tôi đã chọn.

Bước 3: Bước 3: Xây dựng Hình kiểm tra Đầu tiên

Bước này khá đơn giản; tuy nhiên, một sai lầm ở đây có thể dẫn đến con số kiểm tra không hoạt động trong macro cuối cùng. Trong hộp bên cạnh ô “Số lượng khách hàng”, hãy tạo công thức “ĐẾM” để tính tổng số ô trong một hàng của bảng. Tôi đã chọn đếm các ô mà tôi đã đánh dấu màu vàng. Ngoài ra, cần lưu ý rằng công thức đầy đủ của tôi cũng ở trên cùng của hình ảnh.

Bước 4: Bước 4: Tạo hình kiểm tra thứ hai

Hãy lưu ý, hai bước tiếp theo này rất rộng và có thể gây nhầm lẫn, vì vậy hãy đọc kỹ. Từ đây trở đi, hướng dẫn của tôi sẽ dành riêng cho mô hình dữ liệu của tôi. Nếu bạn yêu cầu một quy trình khác, vui lòng sử dụng quy trình của tôi làm tài liệu tham khảo nhưng không phải là mô hình chính xác 100%, vì nó có thể không hoạt động với tệp của bạn.

Hình ảnh đầu tiên:

Chuyển đến tab thứ 2 trong sổ làm việc (tab đã sao chép)

Trong cột J, tạo tiêu đề hàng mới “Số tiền còn lại”. Trong Ô J2 (ô được đánh dấu ở trên), nhập công thức = G2-H2 và sao chép nó xuống các ô còn lại. Quay lại tab ban đầu với mẫu đang hoạt động.

Hình ảnh thứ hai:

Trong ô E4, hãy tạo một công thức mới tổng cộng cho cột Số tiền bên trái từ trang đã sao chép trước đó. Thanh công thức hiển thị công thức đã hoàn thành.

Bước 5: Bước 5: Khách hàng chưa thu được tiền mặt

Để tạo ra một hình ảnh hiển thị những gì khách hàng vẫn còn số dư chưa thanh toán, chúng tôi sẽ cần tạo một bảng riêng.

Hình ảnh đầu tiên:

Để bắt đầu quay lại tab đã sao chép, được hiển thị ở trên. Đối với bảng mới, chúng tôi sẽ chỉ muốn cung cấp thông tin cho những khách hàng có số dư chưa thanh toán. Đầu tiên trong cột “L” và “M” đặt tiêu đề tương ứng là “First Name” và “Last Name”. Sau đó, trong ô L2 nhập công thức = IF ($ J2> 0, A2,””). Công thức này được viết ra cho biết, nếu ô J2 lớn hơn 0, thì hiển thị giá trị trong ô A2, nếu nó không lớn hơn 0, hãy để trống ô.

Đảm bảo rằng khi bạn tham chiếu ô J2, bạn đặt dấu đô la ($) trước chữ J, điều này cho phép chúng tôi sao chép dữ liệu sang các ô khác một cách chính xác. Dấu $ giữ tham chiếu trong cột “J” nhưng cho phép các hàng thay đổi tương ứng. Tiếp theo sao chép công thức vào phần còn lại của các ô trong cột “L” và “M” (khoanh tròn ở trên).

Hình ảnh thứ hai:

Để kéo chính xác giá trị tiền mặt, chúng tôi sử dụng một giá trị tương tự như các tên trước đây. Lần này, hãy tạo một công thức cho biết, = IF (J2> 0, J2,””). Sự khác biệt duy nhất trong công thức này là nếu giá trị lớn hơn 0, chúng tôi muốn dữ liệu từ "Số tiền còn lại". Sao chép dữ liệu này vào phần còn lại của các ô.

Hình ảnh thứ ba:

Tiếp theo, sao chép dữ liệu mới từ tab đã sao chép, sau đó chuyển đến tab mẫu và nhấp chuột phải vào bên dưới bảng (không quan trọng ở đâu). Sau khi nhấp chuột phải, hãy xem tùy chọn dán và chọn “Dán giá trị”, thao tác này chỉ dán các số chứ không dán công thức.

Hình ảnh thứ tư:

Tạo bộ lọc cho bảng và chọn một trong các tiêu đề. Nhấp vào menu thả xuống và chọn lọc tất cả ngoại trừ khoảng trống. Khi bộ lọc ở vị trí, số hàng sẽ hiển thị màu xanh lam, tôi đã đánh dấu các ô màu vàng để làm cho nó dễ dàng hơn. Chọn các hàng màu xanh lam và xóa các hàng này. Khi các hàng bị xóa, hãy xóa bộ lọc như được hiển thị bên dưới:

Bước 6: Bước 6: Hoàn thiện mẫu

Để làm cho dữ liệu Tiền mặt chưa được Thu của Khách hàng chuyên nghiệp hơn, hãy định dạng dữ liệu dưới dạng bảng. Sau khi hoàn tất, hãy thêm Tiêu đề vào bảng và nhấp vào “Hợp nhất & chính giữa” để làm cho tiêu đề đó đồng nhất với bảng. Nếu chưa làm như vậy, hãy đảm bảo các con số được định dạng thành "Kế toán" để hiển thị các ký hiệu đô la và số tiền xu. Tại thời điểm này, macro đã hoàn thành và sản phẩm cuối cùng sẽ trông giống như sau:

Bước 7: Bước 7: Kết thúc Macro

Đi tới tab “Nhà phát triển” trong ruy-băng và nhấp vào nút “Dừng ghi”. Tại thời điểm này, macro đã hoàn thành và sẵn sàng để sử dụng!

Khi bạn sử dụng macro trong tương lai, nếu dữ liệu ban đầu được trình bày như ở Bước 1, thì macro sẽ hoạt động hoàn hảo! Thực hiện theo các bước sau chặt chẽ và tôi hứa bạn sẽ Excel. Chúc may mắn!