Quét tài liệu: 9 bước

2024 Tác giả: John Day | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-30 13:31

Máy fax đã là dĩ vãng! Máy quét tài liệu giờ đây cho phép chúng tôi chuyển đổi tài liệu giấy vật lý thành tài liệu giấy điện tử, sau đó có thể được gửi qua email đến đích nhanh hơn bao giờ hết. Điều này cực kỳ quan trọng trong môi trường làm việc vì các tài liệu luôn được gửi đi vì mục đích thông tin hoặc trong trường hợp chuyên môn của tôi, được chuyển đến để xin chữ ký từ các lãnh đạo cấp cao trong lệnh của tôi để phê duyệt các tài liệu khác nhau mà tôi cần cho công việc của mình. Nó cũng rất hữu ích cho những nhân viên đi học hoặc làm việc tại nhà và cần gửi bất kỳ tài liệu nào cho đồng nghiệp ở các địa điểm thực tế khác. Tôi hy vọng bạn thích hướng dẫn này.

Khi kết thúc hướng dẫn này, bạn sẽ có thể quét tài liệu, điều này có thể rất hữu ích trong phần công việc của bạn.

TUYÊN BỐ TỪ CHỐI

THẬN TRỌNG: Máy quét tài liệu sử dụng điện - hãy cẩn thận khi cắm nó vào ổ cắm trên tường, đảm bảo không có dây điện tiếp xúc với dây điện để tránh bị điện giật.

LƯU Ý: Hướng dẫn này dành riêng cho HP DeskJet 2640, tuy nhiên, các bước tương tự có thể áp dụng cho các máy quét tài liệu khác.

Quân nhu

Sau đây là danh sách các tài liệu bạn sẽ cần:

- Máy quét tài liệu (HP DeskJet 2640 được sử dụng trong tài liệu hướng dẫn này)

- Ổ cắm tường / Dải điện

- Tài liệu được quét

- Internet Wifi

- Máy tính được liên kết với Máy quét Tài liệu

- Ứng dụng HP Smart trên máy tính

Bước 1: Cắm máy quét tài liệu vào dải điện

Cắm trực tiếp máy quét tài liệu vào ổ cắm điện hoặc ổ cắm trên tường nếu có thể. Điều này sẽ cung cấp cho máy sức mạnh và khả năng hoạt động.

Bước 2: Bật máy quét tài liệu

Bật máy quét tài liệu thông qua nút nguồn nằm ở phía trên bên trái của máy quét.

LƯU Ý: Một số máy in / máy quét khác nhau có thể có các vị trí khác nhau của các nút nguồn, vì vậy hãy tham khảo hướng dẫn sử dụng nếu bạn không thể tìm được vị trí này.

Bước 3: Mở máy quét tài liệu

Mở đầu máy quét sẽ cho phép bạn đặt tài liệu của mình lên kính quét.

LƯU Ý: Đảm bảo không chạm vào kính bằng đầu ngón tay để tránh làm dầu dính vào kính quét, có thể cản trở chức năng.

Bước 4: Đặt tài liệu lên kính

Đặt tài liệu bạn muốn quét úp xuống mặt kính quét. Đảm bảo rằng mặt trên của tờ giấy nằm ở phía bên phải trên kính quét như thể hiện trên hình, nơi nó được chú thích là "Trên cùng".

LƯU Ý: Máy quét này không hỗ trợ khả năng quét hai mặt, tuy nhiên máy quét bạn sử dụng có thể hỗ trợ tính năng này, điều này có thể có lợi nếu bạn có nhiều tài liệu cần quét.

Bước 5: Đóng máy quét tài liệu

Đóng máy quét lên trên tài liệu cho phép máy quét quét hình ảnh vào máy tính một cách rõ ràng. Nếu nó không được đóng lại, sẽ có quá nhiều ánh sáng bên ngoài sẽ cản trở chất lượng hình ảnh được quét.

Bước 6: Mở Ứng dụng HP Smart để quét

Trên máy tính được liên kết với máy quét, hãy mở ứng dụng "HP Smart". Sau khi ứng dụng được mở, hãy nhấp vào nút quét.

LƯU Ý: Nếu bạn mất quá nhiều thời gian để đến bước này, máy quét có xu hướng tắt vì mục đích tiết kiệm năng lượng. Nếu điều này xảy ra, hãy lặp lại bước 2, sau đó quay lại bước 6 để tiếp tục thao tác quét.

Bước 7: Nhấp vào nút "Quét"

Khi bạn đến màn hình này, hãy nhấp vào nút "Quét" ở phía dưới, bên tay phải của màn hình ứng dụng. Hãy tham khảo hình ảnh nếu có bất kỳ sự nhầm lẫn nào về việc sẽ nhấp vào nút nào.

LƯU Ý: Bạn có thể chỉnh sửa cài đặt trên màn hình này trước khi nhấn "quét" tùy thuộc vào kích thước tài liệu bạn đang quét và cách bạn muốn tài liệu trông như thế nào sau khi được quét.

Bước 8: Lưu tài liệu đã quét vào máy tính

Khi tài liệu được quét, nó sẽ xuất hiện trên ứng dụng HP Smart. Sau đó, bạn sẽ có thể lưu tài liệu này dưới dạng.pdf hoặc.jpg, tùy theo bạn quyết định chọn. Bạn cũng có thể đổi tên tài liệu và có thể lưu tài liệu vào vùng ổ cứng máy tính mà bạn muốn.

Từ thời điểm này, bạn có thể gửi tài liệu qua email cho người khác hoặc chỉ cần lưu trữ trong ổ cứng máy tính của bạn để lưu hồ sơ.

Bước 9: Video về cách quét tài liệu

Được hiển thị ở đây là video mà tôi đã tạo để hiển thị tất cả các bước trong một video đơn giản dài một phút để giúp làm rõ những gì đang được thực hiện trong các bước được liệt kê ở trên.

Cảm ơn bạn và tôi hy vọng bạn thích tài liệu hướng dẫn này và học được một hoặc hai điều về quét tài liệu!

-Ben