Tạo tệp PDF: 5 bước

2024 Tác giả: John Day | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-30 13:36

Trong thời đại ngày nay, chúng ta sử dụng phần cứng máy tính nhiều hơn bất cứ ai tin tưởng. Chúng tôi gửi tin nhắn, chuyển tài liệu và trình bày ý tưởng từ hàng ngàn dặm so với vị trí dự định của chúng tôi chỉ trong nháy mắt. Phổ biến nhất trong số này, tài liệu điện tử, là một phần quan trọng của cuộc sống cá nhân và doanh nghiệp kinh doanh. Và với rất nhiều tài liệu di chuyển trên toàn thế giới, có nhiều định dạng khác nhau mà chúng có thể được trình bày một cách trân trọng. Nhưng sự phong phú của các định dạng tệp này có thể đáng sợ đối với một số người. Đáng sợ nhất, định dạng tệp Adobe PDF, dường như đánh vào nỗi sợ hãi tột cùng của nhiều người dùng máy tính ngày nay. Chà, đừng sợ tệp PDF khổng lồ nữa, vì sự cứu rỗi đã đến. Trong Tài liệu hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho tất cả các bạn cách tạo tệp PDF dễ dàng và nhanh chóng. Tôi cũng sẽ đi vào chi tiết sớm về PDF là gì và khả năng của chúng. Một máy tính (Chính chiếc máy tính bạn đang sử dụng để xem Tài liệu hướng dẫn này) 2. Adobe Reader (Chi tiết sau) 3. Microsoft Word, Open Office, v.v. (thực sự là bất kỳ chương trình chỉnh sửa tài liệu nào có khả năng thay đổi phông chữ, màu sắc, chèn ảnh, v.v.) 4. Có đủ thời gian để đọc hết toàn bộ Có thể hướng dẫn này (mặc dù đây là một quá trình khá đơn giản, nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể chỉ cần ngồi và đọc hết phần này và không phải lo lắng về những phiền nhiễu khác;) chi tiết rất ngắn gọn về tất cả các khía cạnh của tệp PDF. Nó cũng chứa một số thông tin RẤT cơ bản, từ đó những người trong số các bạn có kinh nghiệm hơn có thể thấy hơi QUÁ cơ bản… nhưng dù sao, nó chỉ làm xước bề mặt khả năng của PDF. Ngoài ra, vui lòng nhận xét, vì đây là tài liệu có thể hướng dẫn được xuất bản duy nhất của tôi (vui lòng phản hồi tích cực). * LƯU Ý KHÁC * Có, bạn có thể tạo PDF trực tiếp trong Open Office, bộ tài liệu mà tôi đã cung cấp thông tin. Có một nút trên thanh công cụ trên cùng sử dụng tính năng này. TUY NHIÊN-Tôi đã tạo chương trình Có thể hướng dẫn này để hiển thị các phương pháp tạo tệp PDF nếu bạn KHÔNG có Open Office. Vâng, nó miễn phí và nó không phải là vấn đề lớn, nhưng tại sao tải xuống Open Office JUST để tạo PDF? Đó là lý do tại sao tôi đã cung cấp một phương pháp cho những người sử dụng Word, v.v.

Bước 1: Định dạng tệp PDF là gì?

Vậy, tệp PDF là gì? PDF là viết tắt của Portable Document Format, và là định dạng tệp được tạo bởi Adobe Systems Incorporated vào năm 1993. Ban đầu nó được tạo ra để trao đổi tài liệu, như tôi đã đề cập trước đây là một trong những tác vụ phổ biến nhất đối với người dùng máy tính ngày nay. PDF có khả năng tạo ra những điều đáng kinh ngạc: chúng có thể duy trì tất cả các khía cạnh ban đầu của tài liệu, chẳng hạn như phông chữ, màu sắc, hình nền, hình ảnh, v.v. Điều này có nghĩa là bất kể chúng được tạo bằng chương trình nào, bất kỳ thứ gì có trong tài liệu đó khi nó được tạo ra bởi bạn vẫn giống hệt nhau khi nó xuất hiện dưới dạng tệp PDF. Một ví dụ? Giả sử tôi thay đổi kích thước văn bản của mình trong tài liệu Word thành 18 thay vì 12 và tôi đặt ảnh ở góc dưới bên trái. Khi tôi chuyển đổi nó sang PDF, nó sẽ giống hệt như vậy (xem ví dụ hình ảnh bên dưới) khi tôi xem nó. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người không muốn quay đi quay lại từ chương trình này sang chương trình khác để cố gắng làm cho tệp hoặc tài liệu của họ hoạt động với các chương trình khác. Nó có thể trở thành một rắc rối thực sự, khi phải chuyển đổi tệp của bạn từ tài liệu Word, sang JPEG, có lẽ là PNG, v.v. Nhưng PDF loại bỏ sự cần thiết của những tai họa như vậy. Nói trắng ra: một định dạng tệp phù hợp hoàn toàn, không hẳn vậy. Bạn vẫn cần một trình đọc PDF để xem các tệp PDF, nhưng chúng có thể giữ mọi thứ nhất quán với tài liệu gốc. Nhiều công ty sử dụng PDF cho nhiều ứng dụng khác nhau. Ví dụ: nhiều bản tải xuống phần mềm có sẵn trên Internet đi kèm với tệp Readme, tệp này cho bạn biết chương trình hoạt động như thế nào. Mặc dù thường bị bỏ qua, các Readmes này thường ở định dạng PDF. Một ví dụ khác là các hội đồng hoặc tổ chức giáo dục. Một số người trong số họ sẽ đưa các kế hoạch cải tạo hoặc phân chia lại thành các tệp PDF, từ đó các thành viên hội đồng quản trị hoặc thành viên cộng đồng có thể tải xuống và xem kế hoạch cho chính họ. PDF thực sự có vô số công dụng trong thế giới hiện đại của chúng ta.

Bước 2: Phần mềm cần thiết cho dự án này

Để bắt đầu tạo tệp PDF, bạn sẽ cần một số phần mềm sẵn có và một số kỹ năng máy tính cơ bản. Dưới đây, tôi đã cung cấp danh sách những thứ cần thiết, các liên kết và hướng dẫn để có được các mặt hàng đó: 1. Phần mềm đọc PDF Adobe Reader - Đây là CRUCIAL. Chương trình này là xương sống của cơ thể PDF của bạn. Nó được phát triển bởi Adobe Systems vào năm 1993 và đã được sử dụng để đọc các tệp PDF kể từ đó. Nó sẽ cho phép bạn đọc bất kỳ tệp PDF nào bạn tạo, cũng như những tệp khác mà bạn có thể & sẽ gặp trong tương lai. Nó hoàn toàn miễn phí và có thể được tải xuống tại: https://www.adobe.com/Trong hình dưới đây, tôi đã hiển thị liên kết để nhấp vào để tải xuống, cũng như một số hình ảnh khác mô tả phần còn lại của quá trình.2. Primo PDF - Đây cũng là một chương trình miễn phí khác có thể được tải xuống để sử dụng cho mục đích cá nhân của bạn. Đây là chương trình sẽ được cài đặt để chuyển đổi tài liệu Word của bạn, v.v. sang PDF. Một lần nữa, đây là liên kết đến trang web của họ và tôi cũng đã cung cấp hình ảnh bên dưới về quá trình tải xuống / cài đặt: https://www.primopdf.com/3. Bất kỳ trình soạn thảo tài liệu cơ bản nào - Một ví dụ về điều này sẽ là Microsoft Office Word. Nó thực sự là bất kỳ chương trình nào có khả năng chỉnh sửa tài liệu và thay đổi các đặc điểm như phông chữ, màu sắc, thêm hình ảnh, v.v. Nhiều bạn sẽ có Word rồi, nhưng đối với những người chưa có, bạn có thể nhận được một chương trình mã nguồn mở miễn phí. được gọi là Open Office thay cho nó. Open Office là một bộ trình soạn thảo tài liệu hoàn toàn miễn phí, có giao diện và chức năng rất giống với Microsoft Word - nhưng không có thẻ giá trên 100 đô la. Tôi sẽ cung cấp liên kết và hình ảnh:

Bước 3: Tạo Word / Mở tài liệu Office

Ổn thỏa. Hãy bắt tay vào công việc. Điều đầu tiên chúng ta cần làm là tạo một tài liệu mới. Vì Open Office là bộ phần mềm mà tôi đã đề cập VÀ đã cung cấp một liên kết cho nên tôi sẽ trình bày về nó trong bước này. Tôi sẽ KHÔNG xem xét cách thực hiện việc này trong Word, bởi vì những người sở hữu nó nên biết cách thực hiện các tác vụ này. Điều đầu tiên bạn muốn làm là mở Open Office (haha…). Nếu đây là lần đầu tiên bạn mở chương trình, bạn sẽ được hướng dẫn cách thiết lập ngắn gọn bằng trình hướng dẫn. Nó sẽ hỏi bạn về họ và tên của bạn (đối với tài liệu), cũng như bạn có muốn đăng ký hay không. Xem các hình ảnh bên dưới để biết thuật sĩ trông như thế nào. Sau khi thiết lập xong, bạn sẽ thấy một màn hình cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn khác nhau. Nó sẽ hỏi bạn nếu bạn muốn tạo một tài liệu trình bày, bảng tính, văn bản, cơ sở dữ liệu, bản vẽ hoặc công thức mới. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào nút "Tài liệu Văn bản" để tạo một tài liệu mới. Khi tài liệu trống mới của bạn mở ra, có một số điều bạn nên tìm kiếm và làm quen trước khi chúng ta bắt đầu. Đầu tiên là thanh trên cùng. Đây là thanh cho biết Tệp, Chỉnh sửa, Xem, Chèn, Định dạng, v.v. Nhấp vào Tệp, sau đó nhìn xuống danh sách cho Lưu dưới dạng… và nhấp vào đó. Khi một cửa sổ bật lên, hãy chọn một vị trí để lưu tài liệu của bạn. Điều quan trọng đầu tiên mà bạn có thể làm là chọn một định dạng tệp từ danh sách thả xuống ở cuối cửa sổ. Danh sách này nằm ngay bên dưới "Tên tệp". Điều tuyệt vời về Open Office là bạn có thể lưu tài liệu của mình dưới dạng tài liệu Microsoft Office Word, Open Office Documents thông thường hoặc bất kỳ định dạng tệp nào khác trong danh sách dài. Những gì bạn muốn nhấp vào là định dạng "Microsoft Word 97/2000 / XP (.doc)". Điều này sẽ cho phép bạn mở tài liệu của mình trên bất kỳ máy tính nào có Word HOẶC Open Office. Cũng chọn tên tệp và nhấp vào Lưu. Bạn có thể sẽ nhận được hộp bật lên có nội dung như: "Tài liệu này có thể chứa định dạng và nội dung không thể lưu ở định dạng tệp Microsoft Word 97/2000 / XP. Bạn có muốn bảo vệ bằng mọi cách?" Tôi có một hình ảnh của cái này bên dưới. Rất có thể bạn sẽ không làm bất cứ điều gì khác biệt nhiều so với Word, vì vậy hãy tiếp tục và nhấp vào "Giữ hiện tại". Chắc chắn, bạn có thể lưu tài liệu của mình ở định dạng ODF, nhưng nó chỉ hoạt động với Open Office và chúng tôi muốn duy trì tính tương thích. Vì vậy, với tài liệu mới đã lưu của bạn, hãy tiếp tục và sáng tạo! Mục tiêu của Có thể hướng dẫn này là chỉ cho mọi người cách tạo tệp PDF. Các tệp PDF, như tôi đã trình bày, có thể giữ lại tất cả các thuộc tính của chúng từ tài liệu gốc. Nhập, thay đổi phông chữ, màu sắc, thêm hình ảnh, bất cứ điều gì! Với mục đích của cuộc trình diễn này, tôi đã tạo một tài liệu được hiển thị bên dưới có nhiều phông chữ, màu sắc và một vài hình ảnh khác nhau. Tôi sẽ không trình bày về cách sử dụng Open Office trong Có thể hướng dẫn này, vì vậy nếu bạn chưa bao giờ sử dụng nó hoặc bất cứ thứ gì tương tự, cách tốt nhất là bạn nên tìm hiểu kỹ và tìm ra một số điều cho chính mình. Khi bạn đã tạo xong tài liệu hoang dã của mình, hãy nhấp vào Tệp, sau đó nhấn Lưu. Khi tài liệu của bạn đã được lưu, hãy chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4: Xuất tài liệu của bạn dưới dạng PDF

Ổn thỏa. Cho đến nay, bạn đã tải xuống Open Office, học cách lưu ở các định dạng tệp khác nhau và tạo tài liệu thể hiện sự đa dạng về màu sắc / phông chữ / kích thước văn bản. Điều này sẽ giúp hiển thị cách PDF có thể bảo tồn tất cả các khía cạnh của tài liệu. Bây giờ đã đến lúc tạo tệp PDF thực tế. Lưu tài liệu của bạn một lần nữa để có biện pháp tốt và nhấp lại vào Tệp. Lần này, hãy nhìn xuống danh sách cho Print. Tôi biết rồi mà. "Anh ta đi đâu với cái này?" bạn có thể đang nói, nhưng hãy chờ xem. Hãy tiếp tục và nhấp vào in, và bạn sẽ nhận được một hộp giống như bên dưới. Trong cửa sổ in, điều đầu tiên bạn nhìn thấy là một hộp thả xuống có nội dung * chèn thứ gì đó vào đây *. Lý do tôi nói điều này là vì bạn có thể đã cài đặt máy in và máy fax, nhưng tôi thì không. Những gì hộp cho biết sẽ khác nhau ở mỗi người. Tôi nói riêng là Adobe PDF. Đây là một công cụ chuyển đổi PDF hoàn toàn khác mà tôi sẽ không đi sâu vào vì nó đi kèm với Adobe Acrobat đã được mua. Thay vào đó, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn PrimoPDF. Khi bạn đã thực hiện xong, hãy nhấp vào OK, sau vài giây, PrimoPDF sẽ mở ra (hình bên dưới). Ở đầu chương trình, bạn sẽ thấy các tùy chọn và cài đặt khác nhau để tạo PDF, chẳng hạn như Screen, Print, eBook, v.v. Tùy chọn in, chẳng hạn, là một nhóm cài đặt tối ưu hóa tệp PDF của bạn để in. Bởi vì chúng tôi sẽ không in cái này, chúng tôi sẽ gắn bó với tùy chọn Màn hình. Điều này tối ưu hóa tệp PDF của bạn để xem trên máy tính. Nhấp vào 3 dấu chấm bên cạnh thanh "Lưu dưới dạng" để thay đổi tên tệp. Đồng thời đảm bảo rằng Quy trình đăng được đặt thành Mở PDF. Thao tác này sẽ mở tệp PDF của bạn sau khi tệp được tạo. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào "Tạo PDF".

Bước 5: Xem tệp PDF mới tạo của bạn

Sau khi bạn nhấp vào "Tạo PDF", PrimoPDF sẽ đóng và Adobe Reader sẽ tự động mở. Nếu đây là lần đầu tiên bạn mở Adobe Reader, bạn sẽ được yêu cầu chấp nhận Thỏa thuận cấp phép. Chỉ cần nhấp vào Chấp nhận và WALLAH !!!! Tệp PDF mới của bạn sẽ mở trong Adobe Reader. Nếu nó mở ra, bạn đã tạo thành công một tệp Adobe PDF mới! Nếu bạn so sánh hai tài liệu cạnh nhau, chúng sẽ trông giống hệt nhau, hãy lưu một hoặc hai bóng màu (hình bên dưới). Vì vậy, cuối cùng, tôi nói lời chúc mừng! Trong một vài bước, bạn đã chuyển từ tài liệu Open Office / Word đơn giản sang tệp Adobe PDF. Giờ đây, bạn có thể trở thành người bắt đầu xu hướng công nghệ với kiến thức của mình về việc tạo tệp PDF. Phương pháp này cũng có thể được áp dụng cho bất kỳ chương trình nào khác có tính năng in, chẳng hạn như Adobe Photoshop, hầu hết các trình duyệt internet, v.v. Tôi hy vọng bạn thấy bài viết Có thể hướng dẫn này hữu ích và tôi đánh giá cao bất kỳ phản hồi tích cực nào mà bất kỳ ai có thể cung cấp. Cảm ơn một lần nữa, và hẹn gặp lại lần sau.

Giải nhất câu hỏi cháy bỏng: Vòng 7