Phá vỡ văn bản bằng cách sử dụng Excel: 7 bước (với hình ảnh)

2024 Tác giả: John Day | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-30 13:36

Tài liệu hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách tách văn bản (trong biệt ngữ máy tính, phân tích cú pháp) bằng Excel. Người hướng dẫn sẽ giới thiệu cho bạn một số lệnh xử lý văn bản trong Excel. Hướng dẫn này sẽ dựa trên Excel 2007, nhưng sẽ hoạt động trong bất kỳ phiên bản gần đây nào của phần mềm. Kỹ thuật này có thể được áp dụng cho nhiều loại dữ liệu.

Bước 1: Xây dựng danh sách tên của bạn

Trong Ô A1, nhập Tên tiêu đề cột. Danh sách thường xuyên sẽ có tên ở dạng Last, First. Nhập một số tên để làm việc với. Trong thuật ngữ máy tính, một nhóm các ký tự văn bản giống như tên của chúng ta ở đây được gọi là một chuỗi.

Bước 2: Cắt bỏ các khoảng trống thừa

Nhiều khi, danh sách từ các chương trình máy tính hoặc được sao chép từ các trang web có thêm khoảng trắng. Excel có một chức năng gọi là TRIM để loại bỏ các khoảng trắng thừa; nếu có hai hoặc nhiều khoảng trắng ở giữa một chuỗi thì Excel sẽ loại bỏ tất cả trừ một khoảng trắng và nếu có nhiều khoảng trắng ở cuối chuỗi thì Excel sẽ xóa tất cả chúng. Để sử dụng hàm, hãy nhập tiêu đề TRIMMED vào Ô B1 rồi nhập công thức = TRIM (A2). Để hiển thị cách hoạt động của hàm, hãy lưu ý trong hình ảnh rằng tôi đã thêm dấu cách vào trước tên, Jane. Hàm TRIM loại bỏ tất cả các khoảng trắng thừa.

Bước 3: Tìm ký tự phân cách

Để tách họ và tên thành các ô khác nhau, chúng ta cần tìm một cái gì đó chia hai phần (trong thuật ngữ máy tính, đây được gọi là dấu phân cách); Trong trường hợp của chúng ta, nó là một dấu phẩy Để làm điều này, chúng ta sẽ sử dụng các hàm chuỗi trong Excel. Trong Ô C1, nhập dấu phẩy tiêu đề và trong Ô C2 nhập công thức: = FIND (",", B2). Trong tiếng Anh, công thức này có nghĩa là Tìm trong Ô B2 và tìm xem dấu phẩy ở đâu. Khi bạn nhấn enter, Ô C2 sẽ trả về số 6 (nếu tên trong Ô B2 là Smith, Jane) là vị trí của dấu phẩy trong chuỗi. Chúng tôi thực hiện chức năng trên tên đã cắt.

Bước 4: Tìm tên

Bây giờ là lúc để tìm ra cái tên đầu tiên. Để làm điều này, chúng ta sẽ sử dụng một hàm gọi là MID, được sử dụng để lấy ra các phần của một chuỗi từ MIDdle của chuỗi. Trong Ô D1, nhập tiêu đề F_Name. Tên đầu tiên bắt đầu ở đâu? Chà, vì chúng ta biết dấu phẩy ở vị trí 6 (số được trả về trong cột Dấu phẩy) và có một khoảng trắng (hãy nhớ rằng chúng tôi đã cắt bớt chuỗi) nên tên đầu tiên phải bắt đầu hai vị trí sau dấu phẩy (một cho khoảng trắng sau, sau đó thêm một chữ cái đầu tiên trong tên). Trong Ô D2, nhập công thức = MID (B2, C2 + 2, 100) và nhấn enter. Bạn sẽ thấy Jane trong phòng giam. Đây là cách công thức sẽ được dịch sang tiếng Anh: Lấy chuỗi trong Ô B2, bắt đầu 2 ký tự sau dấu phẩy và kéo ra 100 ký tự. Bằng cách yêu cầu Excel lấy 100 ký tự, chúng tôi đang nói lấy mọi thứ từ ký tự 8 đến cuối chuỗi; cho dù có 1 ký tự hay 100 ký tự thì Excel sẽ nhận được mọi thứ.

Bước 5: Tìm họ

Bây giờ cho họ. Lần này, chúng ta sẽ sử dụng hàm LEFT, hàm này kéo văn bản từ phía bên trái của chuỗi (tên khéo léo, hả?). Trong Ô E1, nhập tiêu đề L_Name. Vậy họ kết thúc ở đâu? Chúng ta biết dấu phẩy ở vị trí thứ sáu trong ví dụ này, vì vậy họ phải kết thúc 1 ký tự trước đó. Trong Ô E2, nhập công thức = LEFT (B2, C2-1) và nhấn enter. Bạn sẽ gặp Smith. Dịch công thức cho biết: Lấy số trong ô C2 và trừ đi 1; lấy nhiều ký tự đó từ phía bên trái của chuỗi trong Ô B2.

Bước 6: Sao chép công thức

Sao chép các công thức đã xây dựng sẵn của bạn xuống để xử lý phần còn lại của tên bằng cách đánh dấu các ô B2 đến E2. Bạn sẽ nhận thấy rằng ở góc dưới bên phải của vùng chọn có một hộp đen nhỏ; nhấn giữ chuột trái, chọn hộp đen nhỏ và kéo xuống (khi di chuột đến đúng vị trí, nó sẽ chuyển thành dấu 'cộng'). Giữ nút chuột trái và kéo xuống cho đến khi bạn đến hàng tên cuối cùng trong danh sách của mình và thả chuột trái.

Bước 7: Hoàn thiện

Bây giờ bạn không muốn công thức, bạn muốn tên. Chúng tôi sắp hoàn thành. Đánh dấu các ô từ D2 đến E6. Bên trong khu vực được đánh dấu, hãy nhấp vào nút chuột phải của bạn. Đường viền sẽ thay đổi thành một đường chấm di động. Chọn Sao chép từ menu lối tắt. Sau đó, chuột phải một lần nữa vào bên trong khu vực được đánh dấu, nhưng lần này chọn Dán Đặc biệt. Bấm vào nút radio Giá trị và chọn OK. Kiểm tra bất kỳ ô nào có công thức (như D2 hoặc E5); công thức lẽ ra phải được thay thế bằng kết quả của công thức. Nhấn vào chữ A ở đầu cột A và nhấn giữ chuột trái kéo đến cột C. Chuột phải vào vùng được đánh dấu và chọn Delete; bạn sẽ được để lại danh sách tên của mình với họ và tên ở các cột khác nhau. Đây là một kỹ thuật linh hoạt mà bạn có thể áp dụng cho nhiều trường hợp. Chúc vui vẻ!