Làm thế nào để xử lý một khoản tín dụng Claimback: 13 bước

2024 Tác giả: John Day | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-30 13:33

123 Văn phòng Sản xuất Đồ dùng Văn phòng là công ty sản xuất đồ dùng văn phòng hàng đầu trong ngành này. Chúng tôi cố gắng cung cấp các sản phẩm chất lượng hàng đầu với mức giá hợp lý. Tất cả các nhà phân phối của chúng tôi đều được cung cấp một mức giá thực cho tất cả các sản phẩm của chúng tôi để sử dụng cho việc bán hàng ngày cho khách hàng người dùng cuối của họ. Tuy nhiên, nếu họ được cung cấp cơ hội thực hiện một đơn hàng lớn, 123 Đồ Văn Phòng sẽ xem xét chi tiết đơn hàng và đưa ra giá dự án. Khách hàng sẽ vẫn được lập hóa đơn cho giá thực hàng ngày của họ. Tuy nhiên, họ có thể gửi hóa đơn hàng tháng để được xem xét để nhận tín dụng sản phẩm cho sự khác biệt giữa giá hàng ngày của họ so với giá dự án. Nhóm Bán hàng Nội bộ của chúng tôi có trách nhiệm xem xét, phân tích và xử lý các khoản tín dụng thích hợp mỗi tháng. Hướng dẫn này sẽ được sử dụng bởi nhóm Inside Sales như một tài liệu tham khảo về cách xử lý các khoản tín dụng claimback. Trong ví dụ này, ABC Distribution đã gửi hóa đơn vào tháng 1 năm 2019 của họ để nhận tín dụng cho các vật liệu mà họ đã bán với giá dự án Bowling Green Elementary.

Bạn sẽ cần những thứ sau đây trước khi bắt đầu:

1. Máy tính xách tay

2. Excel

3. Email hoặc Máy Fax

4. Máy in

5. Bản sao hóa đơn của khách hàng

6. Tiếp cận với định giá khách hàng và định giá dự án

Đến cuối hướng dẫn này, bạn sẽ có thể xử lý tín dụng claimback đúng cách.

Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Hướng dẫn này dành cho mục đích sử dụng duy nhất là đào tạo nhóm Bán hàng Nội bộ tại 123 Sản xuất Đồ dùng Văn phòng. Tất cả tên, sản phẩm và giá cả chỉ được tạo ra cho mục đích đào tạo này. Hướng dẫn này hoàn toàn không giữ bất kỳ công ty hoặc cá nhân nào chịu trách nhiệm về bất kỳ giá cả hoặc tín dụng nào. Tất cả ảnh và video được sử dụng trong hướng dẫn chỉ được sử dụng bởi người tạo ra hướng dẫn này, Abby Essex. Không ai được phép sử dụng bất kỳ tài liệu nào trong hướng dẫn này ngoài Abby Essex. Ngoài ra, Abby Essex không thể chịu trách nhiệm cá nhân hoặc chịu trách nhiệm pháp lý đối với bất kỳ kết quả nào được tạo ra từ việc sử dụng hướng dẫn này.

Bước 1: Mở Excel

Ở góc dưới cùng bên trái của màn hình, nhấp vào biểu tượng cửa sổ. Từ Menu Khởi động Windows của bạn, nhập vào thanh tìm kiếm "excel." Nhấp đúp vào biểu tượng Excel bật lên trên màn hình menu.

Bước 2: Mở bảng tính Excel mới

Khi Excel mở ra, danh sách bảng tính mới và gần đây sẽ xuất hiện. Chọn "sổ làm việc trống" bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng đầu tiên. Excel sẽ mở sổ làm việc mới của bạn. Bạn sẽ bắt đầu ở ô đầu tiên, A1 (được đánh dấu).

Bước 3: Thêm tiêu đề cột

Trong ô đầu tiên, A1, nhập tiêu đề đầu tiên, "Ngày lập hóa đơn" và nhấn enter. Sử dụng chuột của bạn, nhấp lại vào ô A1. Trên dòng giữa A1 và A2, sử dụng con trỏ để nhấp đúp để ô kéo dài ra để chứa tất cả các từ. Tiếp tục thêm tiêu đề cột và kéo dài từng cột để phù hợp với toàn bộ từ. Tiếp theo, đánh dấu tất cả các tiêu đề cột bằng cách nhấp vào ô đầu tiên và kéo công cụ đánh dấu đến ô cuối cùng có các từ. Trong ruy-băng menu, chọn biểu tượng in đậm và biểu tượng gạch chân.

Bước 4: Thông tin giá cả và hóa đơn khách hàng

Bảng tính giá khách hàng được gửi cho tất cả nhân viên Inside Sales qua email mỗi tháng. Truy cập email của bạn để lấy ra tệp đính kèm bảng tính giá khách hàng để tham khảo. Đảm bảo xác nhận đúng tab khách hàng đang hiển thị. Tiếp theo, in một bản sao hóa đơn của khách hàng. Nó có thể được nhận bằng email hoặc fax từ khách hàng. Xác nhận rằng giá hóa đơn được yêu cầu đang hoạt động trên danh sách định giá của khách hàng. Trong ví dụ này, ABC Distribution đang tham khảo một yêu cầu tín dụng cho dự án Bowling Green Elementary. Trên bảng tính giá cả, tab Phân phối ABC hiển thị giá đang hoạt động được liệt kê cho công việc này.

Bước 5: Sao chép thông tin hóa đơn vào bảng tính

Tiếp theo, nhập tất cả các dữ liệu cần thiết từ hóa đơn của khách hàng. Sau khi thông tin đó đã được thêm vào, hãy chọn tất cả các ô dưới tiêu đề "Giá ròng" đến "Tín dụng" bằng cách nhấp vào ô đầu tiên, sau đó giữ chuột trái và kéo đến ô cuối cùng trong cột cuối cùng. Điều này sẽ làm nổi bật toàn bộ khu vực. Trong ruy-băng trình đơn, nhấp vào biểu tượng $. Điều này bây giờ sẽ làm cho tất cả các số mà bạn nhập thành số tiền.

Bước 6: Thêm giá

Từ bảng tính định giá của khách hàng, hãy thêm giá cả hàng ngày và giá cả dự án thích hợp.

Bước 7: Thêm công thức "Sự khác biệt"

Để thêm công thức, hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào ô F2. Gõ = rồi bấm vào ô D2. Tiếp theo, nhập - và sau đó nhấp vào ô E2. Nhấn nút Enter. Điều này sẽ nhập chênh lệch giữa giá giấy hàng ngày và giá giấy dự án. Tiếp theo, nhấp vào dấu + ở góc dưới cùng bên phải của ô F2 và kéo đến ô F6. Điều này sẽ tự động điền cùng một công thức, nhưng nó cập nhật thành sự khác biệt thích hợp trên mỗi dòng.

Bước 8: Thêm Công thức Tín dụng

Để thêm công thức tín dụng, hãy bắt đầu trong ô G2. Gõ = và sau đó bấm vào ô F2. Sau đó, gõ * và nhấp vào ô C2 và nhấn enter. Điều này sẽ tự động thêm chênh lệch giá nhân với tổng số lượng đã được đặt hàng. Sự khác biệt giữa giá hàng ngày và giá dự án cho giấy là $ 22,00. ABC Distribution đã mua 20 thùng giấy cho dự án Bowling Green Elementary vào tháng Giêng. Tổng số tiền còn nợ để mua giấy là $ 440,00. Tiếp theo, nhấp vào dấu + ở góc dưới cùng bên phải của ô G2 và kéo nó đến ô G6. Điều này sẽ tự động điền cùng một công thức, nhưng nó cập nhật thành tín dụng thích hợp trên mỗi dòng.

Bước 9: Tự động cộng tổng tín dụng

Bắt đầu bằng cách nhấp vào ô G7 và sau đó trên ruy-băng trình đơn, nhấp vào biểu tượng AutoSum. Điều này sẽ làm nổi bật cột tín dụng. Nhấn enter và tổng tất cả các ô tín dụng sẽ được điền. Đây là tổng tín dụng mà ABC Distribution nợ cho khoản tín dụng đòi bồi thường này.

Bước 10: Lưu

Từ menu Tệp, chọn Lưu dưới dạng. Sau đó, trong menu tiếp theo, chọn PC này. Với màn hình được đánh dấu ở bên trái, hãy nhập tên tệp và nhấp vào lưu.

Bước 11: Gửi email và FIle

Bước cuối cùng là gửi tài liệu qua email cho bộ phận tín dụng. Bạn cũng có thể gửi một bản sao cho các tệp của họ cho khách hàng.

Bước 12: Hướng dẫn bằng video

Vui lòng xem video này để biết từng bước ghi lại quy trình tín dụng claimback này.

Bước 13: Tất cả đã hoàn tất

Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi hướng dẫn này về cách xử lý các khoản tín dụng claimback hàng tháng. Tôi hy vọng các chi tiết được cung cấp dễ dàng thực hiện theo các bước mà bạn sẽ có thể sử dụng để tham khảo trong tương lai.