Cách tạo ngân sách kiểu đại học bằng Excel: 12 bước

2024 Tác giả: John Day | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-30 13:35

Microsoft Excel là một công cụ rất mạnh mẽ được sử dụng hàng ngày trong thế giới kinh doanh. Thông thường, nó được sử dụng để thông báo cách một doanh nghiệp đang hoạt động về mặt tài chính, nhưng việc sử dụng nó là vô tận. Cho dù bạn sử dụng Excel để tạo Báo cáo lợi nhuận và thua lỗ phức tạp hay ngân sách hàng tháng đơn giản, nó có thể giúp làm việc với các con số dễ dàng hơn một chút. Là một nhà tuyển dụng hoặc một nhân viên, có khả năng sử dụng Excel hiệu quả là một kỹ năng rất quan trọng cần có. Bằng cách xem qua Tài liệu hướng dẫn này, bạn sẽ học được các tên và lệnh cơ bản trong Excel cũng như cách sử dụng các kỹ năng cơ bản này để tạo ngân sách hàng tháng.

Bước 1: Các chức năng cơ bản của Excel Video

Bước 2: Tạo tiêu đề

I. Bắt đầu bằng cách chọn các ô trong A1-G2 II. Tiếp theo, nhấp vào “Merge & Center” trên thanh công cụ. Thao tác này sẽ biến vùng chọn trước đó thành một ô mới. III. Bây giờ, hãy nhập văn bản vào ô mới được tạo bằng cách nhấp vào thanh công thức. IV. Phần cuối cùng của bước đầu tiên này là định dạng tiêu đề. Đầu tiên, chọn ô và sau đó nhấp vào “Kiểu ô” trên thanh công cụ và chọn “Trọng âm 1”. Cuối cùng, thay đổi kích thước phông chữ thành 16.

Bước 3: Tạo tiêu đề cột

I. Bắt đầu bằng cách chọn ô A3 và nhập “Danh mục” trong đó. Tiếp tục trên hàng bằng cách thêm: o “Ngân sách hàng tháng” vào B3 o “Thực tế hàng tháng” vào C3 o “Ngân sách học kỳ” thành D3 o “Ngân sách học kỳ” thành E3 o “Ngân sách YR của trường” vào F3 o “Thực tế về YR của trường” vào G3 II. Phần tiếp theo là định dạng A3-G3 bằng cách chọn tất cả các ô và nhấp vào “Kiểu ô” trên thanh công cụ và chọn “Trọng âm 5”. Đặt phông chữ thành 14 trên A3-G3. III. Cuối cùng là Tự động điều chỉnh tất cả các cột (Tham khảo Video giới thiệu để biết hướng dẫn về cách thực hiện việc này).

Bước 4: Tạo tiêu đề hàng cho thu nhập

I. Chọn ô A4 và nhập “THU NHẬP TỪ”. Tiếp tục xuống Cột bằng cách nhập nội dung sau: o “Việc làm” trong A5 o “Cha mẹ” trong A6 o “Khoản vay cho sinh viên” trong A7 o “Học bổng” trong A8 o “Hỗ trợ tài chính” trong A9 o “Điều khác” trong A10 o “THU NHẬP SUBTOTAL”trong A11 II. Tiếp theo, chọn các ô A4-A11. Nhấp vào “Kiểu ô” trên thanh công cụ và chọn “Trọng âm 3” III. Cuối cùng, chọn ô A4 và làm đậm phông chữ; làm tương tự cho A11. Tự động điều chỉnh cột A.

Bước 5: Tạo tiêu đề hàng

I. Chọn ô A13 và nhập “Chi phí:” tiếp tục xuống cột bằng cách thêm: o “Thuê / Phòng & Tiền ăn” vào A14 o “Tiện ích” thành A15 o “Điện thoại di động” thành A16 o “Tạp hóa” thành A17 o “Giao thông vận tải” đến A18 o “Bảo hiểm” đến A19 o “Khí đốt” đến A20 o “Giải trí” đến A21 o “Ăn uống” đến A22 o “Học phí” đến A23 o “Sách” đến A24 o “Học phí” đến A25 o “Máy tính” thành A26 o “Linh tinh” thành A27 o “CHI PHÍ PHỤ THU” thành A28 II. Chọn các ô A13-A28 và nhấp vào “Kiểu ô” trên thanh công cụ. Chọn “Trọng âm 2” Chọn ô A13 và làm đậm phông chữ, làm tương tự cho A28. Tự động bổ sung cột A.

Bước 6: Tạo tiêu đề hàng cho thu nhập ròng

I. Bắt đầu bằng cách chọn ô A30 và nhập “THU NHẬP MẠNG.” II. Tiếp theo, với ô A30 vẫn được chọn, hãy nhấp vào “Kiểu ô” trên thanh công cụ và chọn “Trọng âm 6”. III. Làm cho phông chữ trong ô này được in đậm.

Bước 7: Điền vào các hạng mục thu nhập

I. Bắt đầu bằng cách chọn ô F5 và nhập số thu nhập nhận được từ các công việc. (Lưu ý: các con số được sử dụng trong ngân sách này dựa trên số tiền được xác định là trung bình bởi Đại học Tennessee-Knoxville. Rõ ràng là bạn sẽ chọn các con số phản ánh các loại thu nhập cá nhân của mình.) Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ nhập các số sau vào tương ứng ô: o “4800” trong F5 o “6000” trong F6 o “8000” trong F7 o “8000” trong F8 o “2000” trong F9 o “360” trong F10 II. Tiếp theo, chọn ô D5 và nhập “= F5 / 2”, điều này sẽ cung cấp cho chúng tôi số tiền thích hợp cho học kỳ vì, trong trường hợp này, một năm học bao gồm hai học kỳ. Sau đó, chọn ô D6 và nhập “= F6 / 2” và nhấn phím enter. Chọn các ô F5 và F6 và giữ con trỏ ở góc dưới cùng bên trái của ô F6 cho đến khi con trỏ trở thành một dấu cộng màu đen, như thể hiện trong hình bên dưới. III. Nhấp vào góc dưới cùng bên phải nơi con trỏ trở thành dấu cộng màu đen (điều này xuất hiện khi giữ con trỏ của bạn ở góc dưới cùng bên phải của D6 trong khi cả D5 và D6 được chọn) và kéo nó xuống qua ô D10. Điều này sẽ tự động điền vào các ô D7-D10 với công thức chính xác, do đó tiết kiệm thời gian. IV. Quy trình điền vào Hạng mục Thu nhập Ngân sách Hàng tháng về cơ bản giống như quy trình đối với Hạng mục Thu nhập Ngân sách Học kỳ. Để bắt đầu, hãy chọn ô B5 và nhập “= F5 / 8” (Lưu ý: Đối với ngân sách này, chúng tôi đã giả định rằng một học kỳ dài bốn tháng, do đó một năm học hai học kỳ sẽ bao gồm 8 tháng). Chọn ô B6 và nhập “= F6 / 8” rồi chọn ô F5 và F6. Sử dụng tính năng Tự động điền đã đề cập trước đó để điền vào các ô F7-F10.

Bước 8: Điền vào các hạng mục chi phí

I. Chọn ô F14 và nhập “9200” (Lưu ý: Đối với ví dụ này, chúng tôi đã chọn sử dụng các ước tính được cung cấp trên trang web của Đại học Tennessee-Knoxville.) Tiếp theo, điền vào các ô F15-F27 theo cách tương tự. Các giá trị sau được sử dụng trong ví dụ này: o “0” cho F15 o “360” cho F16 o “3600” cho F17 o “1600” cho F18 o “0” cho F19 o “0” cho F20 o “1200” cho F21 o “600” cho F22 o “9700” cho F23 o “1500” cho F24 o “500” cho F25 o “100” cho F26 o “250” cho F27 II. Tiếp tục bằng cách chọn ô D14 và nhập công thức “= F14 / 2”, sau đó chọn ô D15 và nhập “= F15 / 2”. Tự động điền các ô D16-D27 bằng cách chọn các ô D14 và D15 và kéo dấu cộng màu đen (điều này xuất hiện khi giữ con trỏ của bạn trên góc dưới cùng bên phải của D15 trong khi cả D14 và D15 đều được chọn) từ D15 từ D27. III. Tiếp theo, nhấp vào ô B14 và nhập “= F14 / 8” nhấn phím enter một lần để chọn ô B15 và nhập “= F15 / 8” vào ô này và nhấn enter một lần nữa sau khi nhập mục nhập đó. Chọn cả B14 và B15 và Tự động điền các ô F16-F27.

Bước 9: Xác định Tổng phụ

I. Để xác định tổng phụ trong mỗi danh mục, tính năng Tự động cộng trên thanh công cụ sẽ được sử dụng. Bắt đầu bằng cách chọn ô B11 và sau đó nhấp vào tính năng AutoSum nằm gần góc trên cùng bên phải của thanh công cụ. Thông tin sau sẽ xuất hiện trong ô B11: “= SUM (B5: B10)” Nhấn enter khi ô này xuất hiện và giá trị chính xác sẽ xuất hiện. II. Lặp lại quy trình cho các ô D11, F11, B28, D28, F28.

Bước 10: Định dạng Tổng phụ

I. Bắt đầu bằng cách chọn các ô B11-F11 và sau đó nhấp vào “Kiểu ô” và chọn “Đầu ra”. II. Lặp lại quá trình này cho các ô B28-F28 trong Phần Chi phí. III. Bây giờ, chọn lại các ô B11-F11 và nhấp vào mũi tên thả xuống có nhãn “Chung” trong phần Số của thanh công cụ. Chọn "Tiền tệ". IV. Một lần nữa, lặp lại quy trình trước đó cho các ô B28-F28.

Bước 11: Xác định và Định dạng Thu nhập ròng

I. Chọn ô B30 và nhập công thức “= B11-B28”. (Lưu ý: Thu nhập ròng = Thu nhập-Chi phí. Điều này được minh họa bằng công thức được sử dụng trên hàng 30.) II. Bây giờ, hãy sử dụng tính năng Tự động điền để điền vào tổng số trên Hàng 30 (Từ Cột B đến Cột F). III. Định dạng ô B30-F30 bằng cách chọn tất cả chúng và nhấp vào “Kiểu ô” trên thanh công cụ và sau đó chọn “Tính toán”.

Bước 12: Phân tích ngân sách

Sau khi hoàn thành ngân sách, điều quan trọng là phải xem qua và phân tích các khía cạnh khác nhau của nó. Điều này liên quan đến việc xem xét tất cả các danh mục và tìm kiếm những nơi bạn có thể cắt giảm chi tiêu và nếu có thể thì tăng thu nhập. Mặc dù khó tăng thu nhập hơn là cắt giảm chi phí, nhưng hầu hết mọi người vẫn khó giảm số tiền họ chi tiêu. Khi bạn xác định riêng biệt các danh mục phụ chi phí này, nó cho phép bạn tập trung vào việc cắt giảm số tiền bạn chi tiêu theo ý muốn. Cũng là khôn ngoan khi đầu tư tiền vào tiết kiệm bất cứ khi nào có thể, mặc dù, như hầu hết các sinh viên đại học sẽ chứng thực, điều này nói thì dễ hơn làm.