Báo cáo định kỳ Excel: 6 bước

2024 Tác giả: John Day | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-30 13:30

Đây là thủ thuật của tôi về báo cáo tiêu thụ định kỳ trong Excel 2010. Trong video hướng dẫn dưới đây, báo cáo này cho chúng ta biết mức tiêu thụ điện, nước, oxy, nitơ cụ thể trên một tấn thành phẩm, theo tuần, tháng, quý, năm. Trên thực tế, tất cả các dữ liệu sản xuất sẽ được ghi lại và nhập hàng ngày bởi các nhà khai thác. Để dễ hiểu, trong hướng dẫn của tôi, nó được mô phỏng trong 2 năm (2019 & 2020).

Bước 1: Tạo bảng Excel

Tạo một bảng Excel có tên "CONSUMPTION", với các cột như sau:

Ngày nhập liệu từ 1/1/2019 đến 2020-12-31

Tuần = WEEKNUM ([@ Date])

Tháng = TEXT ([@ Date], "mmm")

Quý = "Q." & ROUNDUP (THÁNG ([@ Date]) / 3, 0)

Năm = YEAR ([@ Date])

Nhập dữ liệu tiêu thụ tại các cột:

Điện (kW)

Nước (m3)

Oxy (m3)

Nitơ (m3)

Sản phẩm (tấn)

Để mô phỏng, tôi đã sử dụng hàm RANDBETWEEN (tối thiểu, tối đa) để tạo một số nguyên ngẫu nhiên giữa các số đã cho (tối thiểu, tối đa). Trên thực tế, chúng tôi sẽ ghi lại và nhập những dữ liệu này hàng ngày trong quá trình sản xuất.

Bước 2: Tạo Pivot Table với Pivot Chart

Chọn bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu mới của bạn và đi tới Chèn Tab → Biểu đồ → Biểu đồ xoay vòng

Nhập tên bảng "TIÊU THỤ" tại Tab Bảng / Phạm vi

Bước 3: Tạo trường được tính toán

Để tính toán mức tiêu thụ cụ thể, hãy đi tới Công cụ PivotTable → Tùy chọn → Trường, Mục và Bộ → Trường Tính toán: Nhập tại Tab Tên & Công thức như sau:

Điện (kW / tấn) = 'Điện (kW)' / 'Sản phẩm (tấn)'

Nước (m3 / tấn) = 'Nước (m3)' / 'Sản phẩm (tấn)'

Oxy (m3 / tấn) = 'Oxy (m3)' / 'Sản phẩm (tấn)'

Nitơ (m3 / tấn) = 'Nitơ (m3)' / 'Sản phẩm (tấn)'

Bước 4: Chọn các trường để thêm vào báo cáo

Trong Danh sách Trường PivotTable, chúng tôi sẽ chọn các trường để thêm vào báo cáo và đặt chúng vào các khu vực chính xác:

1. Trường trục:

Năm

Phần tư

Tháng

Tuần

2. Giá trị:

Điện năng trung bình (kW / tấn)

Trung bình của nước (m3 / tấn)

Trung bình của Oxy (m3 / tấn)

Nitơ trung bình (m3 / tấn)

Bước 5: Chèn Slicer

Tính năng hữu ích này rất tuyệt vời để xem và so sánh các kết hợp dữ liệu khác nhau của bạn chỉ với một cú nhấp chuột đơn giản.

Để thêm Slicer trong Excel 2010:

Đi tới Công cụ PivotTable → Tùy chọn → Chèn Bộ cắt

Trong hộp thoại Chèn các lát cắt, hãy bấm vào các hộp kiểm: Năm, Quý, Tháng, Tuần

Chúng tôi có tất cả 4 máy cắt và trong mỗi cửa sổ máy cắt, chúng tôi có thể nhấp vào bất kỳ mục nào mà bạn muốn lọc

Bước 6: Báo cáo cuối cùng

Cuối cùng, bạn có thể gửi báo cáo hàng tuần / hàng tháng / hàng quý / năm cho người quản lý của mình và bạn cũng có thể so sánh mức tiêu thụ giữa các tuần trong tháng, tháng hoặc quý trong năm hoặc sao chép các biểu đồ này sang Microsoft PowerPoint để trình bày.

Tháng 1 năm 2019 - Báo cáo

So sánh Báo cáo Quý 1 & 2/2019 so với Báo cáo Quý 1 & 2/2020 (giữ phím CTRL và nhấp vào nhiều mục)